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7 - Program Level


7.1 - Vorgangserstellung auf Program-Ebene

Damit die Progam-Ansichten Inhalte darstellen können, müssen diese zunächst erstellt worden sein. Über den Create bzw. Erstellen Button in der Top-Navigation gelangt man in die Vorgangs-Erstellungsmaske. Nun ein Program Projekt auswählen. Werden mehrere Agile Release Trains (ARTs) im Unternehmen eingesetzt, so muss hier das jeweilige Projekt des ART ausgewählt werden. Die standardmäßig hinterlegten Vorgangstypen lauten:

  1. Feature (Program)
  2. Enabler (Program)
  3. Risk
  4. Objective (Program)
  5. Impediment (Program)


7.1.1 - Vorgangstyp: Feature (Program) / Enabler (Program) / Impediment (Program)

Die Erstellungsmaske ist mit folgenden Feldern simpel gehalten, damit Vorgänge möglichst schnell erstellt werden können:

  • Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
  • Description (Beschreibung des Vorgangs)
  • Linked Issues (Hier können zu verknüpfende Vorgänge direkt hinterlegt werden)

Welche (weiteren) Felder hier dargestellt werden sollen, kann selbstverständlich von einem Administrator eingestellt werden.

Die möglichen Verlinkungen lauten:

  1. relates to
    1. ist immer verfügbar.
    2. hat keinen Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können alle Vorgänge verlinkt werden
  2. ART TO LARGE SOLUTION LINK
    1. ist nur auf Program Ebene auswählbar
    2. hat Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können nur Vorgänge aus der Program mit der Large Solution Ebene verlinkt werden
  3. ART TO TEAM LINK
    1. ist nur auf Program Ebene auswählbar
    2. hat Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können nur Vorgänge aus der Program mit der Team Ebene verlinkt werden

Grundsätzlich werden Verknüpfungen, die Auswirkung auf die Hierarchie haben, in Großbuchstaben dargestellt.

Anschließend muss der zu verlinkende Vorgang eingegeben bzw. gesucht werden. Es können auch direkt mehrere Vorgänge verlinkt werden!

Zu beachten ist, dass bei den hierarchischen Verlinkungen nur valide Vorgänge verlinkt werden können, d.h. der Vorgang "Epic (Portfolio)" kann beispielsweise nicht mit einer Story auf Team Ebene verknüpft werden. Dies wird mit einer roten Fehlermeldung kenntlich gemacht.

Häufiger Fehler: Ein User möchte mehrere Vorgänge verknüpfen, die auf unterschiedlichen Ebenen sind. Dies ist nicht möglich. Hier muss Ebene für Ebene verknüpft werden!

7.1.2 - Vorgangstyp: Risk

Die Erstellungsmaske beinhaltet folgende Felder:

  • Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
  • Description (Beschreibung des Vorgangs)
  • Impact (Auswirkung des Risikos)
  • Probability (Eintrittwahrscheinlichkeit des Risikos)
  • Residual Impact (Auswirkung des Risikos nachdem alle Maßnahmen getroffen wurden)
  • Residual Probability (Eintrittwahrscheinlichkeit des Risikos nachdem alle Maßnahmen getroffen wurden)
  • Linked Issues (Hier können zu verknüpfende Vorgänge direkt hinterlegt werden)
  • Fix Version/s

Welche (weiteren) Felder hier dargestellt werden sollen, kann selbstverständlich von einem Administrator eingestellt werden.

7.1.3 - Vorgangstyp: Objective (Program)


7.2 - Vorgangsbearbeitung auf Program-Ebene


7.2.1 - Vorgangstyp: Feature (Program) / Enabler (Program) / Impediment (Program)

Sobald der Vorgang erstellt wurde, können weitere Informationen in die jeweiligen Felder über den Bearbeiten Button hinterlegt werden. Auch hier gilt, dass weitere bzw. andere Felder vom Administrator bereitgestellt werden können.

Zur besseren Übersicht wurden die Felder in zwei Reiter unterteilt:

  1. Business Details
    1. Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
    2. Acceptance Criteria (Checkliste, um bestimmte Kriterien abhaken zu können)
    3. Description (Beschreibung des Vorgangs)
    4. Affects Version/s
    5. Fix Versions/s
    6. Linked Issues (Hier können zu verknüpfende Vorgänge direkt hinterlegt werden)
  2. WSJF
    1. Business Value - Single Select Dropdown mit den Werten: None,1,2,3,5,8,13,20 oder 40. Gilt auch für:
    2. Risk Value
    3. Time Criticality
    4. Job Size

Die Berechnung des Weighted Shortest Job First (WSJF) funktioniert wie folgt:

  • Business Value + Risk Value + Time Criticality = Cost of Delay
  • Cost of Delay / Job Size = WSJF

Die Cost of Delay sowie der WSJF sind separate Felder, die automatisch berechnet werden und vom Benutzer nicht änderbar sind.

7.2.2 - Vorgangstyp: Risk

Die Bearbeitenmaske beinhaltet folgende Felder:

  • Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
  • Description (Beschreibung des Vorgangs)
  • Impact (Auswirkung des Risikos)
  • Probability (Eintrittwahrscheinlichkeit des Risikos)
  • Residual Impact (Auswirkung des Risikos nachdem alle Maßnahmen getroffen wurden)
  • Residual Probability (Eintrittwahrscheinlichkeit des Risikos nachdem alle Maßnahmen getroffen wurden)
  • Linked Issues (Hier können zu verknüpfende Vorgänge direkt hinterlegt werden)
  • Fix Version/s

7.2.3 - Vorgangstyp: Objective (Program)


7.3 - Vorgangsansicht auf Program-Ebene


7.3.1 - Vorgangstyp: Feature (Program) / Enabler (Program) / Impediment (Program)

Neben den obigen Informationen aus der Erstellung und Bearbeitung, wird in der Vorgangsansicht zusätzlich die Hierarchie in der sich der Vorgang befindet, im Reiter "Structure" dargestellt. Der Reiter kann minimiert dargestellt sein, daher bei Bedarf maximieren. Dies gilt für alle Vorgangstypen.

7.3.2 - Vorgangstyp: Risk

Neben den obigen Informationen aus der Erstellung und Bearbeitung, wird in der Vorgangsansicht zusätzlich der Reiter "Risk assessment" dargestellt, welcher die Informationen aus den Feldern Impact, Probability, Residual Impact sowie Residual Probability visualisiert.

7.3.3 - Vorgangstyp: Objective (Program)


7.4 - Program Kanban Board

Das Program Kanban Board bietet eine Übersicht über den Status aller Vorgänge auf der Program Ebene eines Agile Release Trains. Die Spalten entsprechen den Status, die Scaled Agile mit dem SAFe Framework vorgibt. Des Weiteren werden auf den einzelnen Karten unter der Zusammenfassung die hierarchisch darüber liegenden verknüpften Vorgänge sowie der WSJF dargestellt. Es wird bewusst auf eine automatische Sortierung nach WSJF verzichtet (dies ist aber auf Wunsch konfigurierbar).

In der Funnel-Ansicht (über den Backlog Button in der linken Spalte erreichbar), wird der Status Funnel separat betrachtet, damit neue Vorgänge nicht das Kanban Board überfrachten. In dieser Ansicht wird nicht nur der Statuswechsel von Funnel zu Review vorgenommen, sondern auch über das "Capabilities" Panel auf der linken Seite (unterhalb der Versions) hierarchische Verknüpfungen auf Vorgänge der darüber liegenden Ebene per Drag and Drop gesetzt.

Die so verknüpften Vorgänge werden dann wie bei HOUSE-55 zu sehen, als bunte Blasen rechts auf den Vorgangskarten dargestellt. Sollten mehrere Verknüpfungen bestehen, so werden diese als graue Blasen mit einer Information zur Anzahl zusammengefasst. Per Mouseover erscheinen dann die Vorgangsschlüssel der jeweiligen Vorgänge.


7.5 - Program Dashboard

Agile Hive wird mit mehreren individuell entwickelten Reporting Gadgets für Jira Dashboards ausgeliefert, die auf den SAFe Kontext angepasste Auswertungen für die verschiedenen Ebenen des Frameworks bereitstellen. Hierzu zählen Burndowns und Burnups,, Prognosen und mehreren Echtzeit-Fortschritt Darstellungen.

Auf dem rechten Screenshot ist ein beispielhaftes Program Dashboard für einen Agile Release Train zu sehen, welches vier der oben erwähnten Reporting Gadgets bereithält:

  1. ART Progress
    • Das "ART Progress Gadget" zeigt eine Fortschrittsübersicht eines Agile Release Trains in einem gewünschten Program Increment an. Des Weiteren kann prognostiziert werden, wie viele der geplanten und offenen Storypoints noch umgesetzt werden können. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.
  2. Feature Progress
    • Das Gadget "Feature Progress", stellt gewünschte Vorgänge auf Program Ebene für einen ART samt jeweiligen initialen & aktuellen Aufwandsschätzungen dar und ermöglicht diese mit den tatsächlichen Fortschritten auf Team-Ebene (auf Story Points Basis) zu vergleichen. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.
  3. Release Burndown
    • Das Gadget "Release Burndown", stellt die offenen Story Points eines Agile Release Trains innerhalb eines gewünschten Program Increments (Releases) dar. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.
  4. ART Burnup
    • Das ART Burnup Gadget stellt für eine ausgesuchte Menge an Vorgängen die erledigten Storypoints, den erzeugten Value und/oder die verbrauchten Tage über einen zeitlichen Verlauf dar. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.

Selbstverständlich können weitere Reporting Gadgets auf dieses Dashboard hinzugefügt werden.

Eine detaillierte Erklärung zu den allen Reporting Gadgets sowie zu den Konfigurationsmöglichkeiten findet sich hier.


7.6 - Program Risk Management

Alle Risiken einer Solution werden listenbasiert samt Status und Auswirkung dargestellt. Über den Button "Risk matrix", kann die Ansicht auf eine Risikomatrix umgestellt werden. Grundsätzlich können in beiden Ansichten neue Risiken angelegt & bearbeitet werden. Der hinterlegte Workflow richtet sich nach der ROAM Methode:

  • Resolved
  • Owned
  • Accepted
  • Mitigated


7.7 - Program Roadmap

Die Program Roadmap Ansicht eines Agile Release Trains stellt in einer navigierbaren Zeitleiste die einzelnen Program Increments sowie die eingeplanten Vorgänge dar.

Die PIs werden als blaue Boxen visualisiert und deren Namen vorangestellt (z.B. 2019 Inc. 1). An der Zeitleiste kann das Start- und Enddatum abgelesen werden.

Die sich darin befindenden Vorgänge enthalten folgende Informationen:

  • Vorgangsschlüssel (durchgestrichen, falls Vorgang abgeschlossen ist)
  • Summary
  • Vorgangstypicon
  • Statusfarbe

7.7.1 - Neues PI hinzufügen (Button: New Increment)

Über den blauen Button "New Increment" auf der rechten Seite, können neue PIs hinzugefügt werden. Ein PI Name muss im Feld "Increment Name" hinterlegt werden, welcher dann in den obigen beschriebenen blauen Boxen dargestellt wird. Über die Felder "Start date", "Sprint length" und "Sprint count" wird der Zeitrahmen sowie die gewünschte Sprintaufteilung eingestellt. Über den Button "Create Increment" wird letztlich das PI angelegt und erscheint sofort in der Roadmap.

7.7.2 - PI befüllen bzw. bearbeiten (Button: Edit Roadmap)

Jede blaue PI Box hält den Button "Edit Roadmap" bereit, über welchen das jeweilige PI anschließend mit Vorgängen befüllt werden kann. Auch können bereits vorhandene Vorgänge wieder aus dem PI entfernt oder im PI selbst verschoben werden.

Auf der rechten Seite befindet sich das Roadmap Backlog, welches alle Programvorgänge aus dem jeweiligen Agile Release Train darstellt. Per Drag and Drop können diese Vorgänge in das PI eingeplant oder wieder ausgeplant werden.

7.7.3 - PI betrachten (Button: View Increment)

Jede blaue PI Box hält den Button "View Increment" bereit, über welchen das jeweilige PI mitsamt allen einplanten Vorgängen auf Program sowie Team Ebene dargestellt wird.

In dieser reinen Leseansicht geht es vor allem um eine Gesamtübersicht aller einplanten Teamvorgänge und deren Abhängigkeiten. Die Teams sind dabei durch ihre Boards vertreten und auch danach unterteilt (z.B. Team Queen Board oder Team Prince Board).

Im Abschnitt "Increment Roadmap" können einzelene Vorgänge angeklickt werden, welche wiederum die Teamvorgänge filtern und nur die zugehörigen Vorgänge darstellen.

Über den Button "Dependencies" kann die Darstellung der Abhängigkeiten aktiviert bzw. deaktiviert werden. Der Button mit den drei Farben daneben ermöglicht nur bestimme Abhängigkeiten darzustellen.


7.8 - PI Planning für Teams

Die jeweiligen Teams können über den obigen Punkt 7.7.3 auf ihre PI Boards zugreifen und alle Sprints des ausgewählten PIs planen. Die Sprints werden automatisch erstellt und betitelt. Folgende Möglichkeiten werden in den nächsten Punkten erläutert:

  1. Sprint-Kapazität hinterlegen
  2. Vorgänge erstellen bzw. aus dem Backlog in die Sprints ziehen
  3. Abhängigkeiten setzen & darstellen



7.8.1 - Sprint-Kapazität hinterlegen

Die Sprints werden als Spalten dargestellt und sind dementsprechend betitelt (z.B Sprint 3 - 2019 Inc. 1). Unterhalb des Sprintnames muss die jeweiligen Sprintkapazität in den grauen Blasen hinterlegt werden. Die Summe der wiederum eingeplanten Story Points wird zum Vergleich direkt voran gestellt. Werden mehr Story Points in einem Sprint eingeplant als die Kapazität hergibt, so wird, wie im Screenshot zu sehen, die Summe rot dargestellt.

7.8.2 - Vorgänge erstellen bzw. aus dem Backlog in die Sprints ziehen

Der einfachste und schnellste Weg Vorgänge auf Team Ebene zu erstellen und diese direkt mit Programvorgängen hierarchisch zu verknüpfen sieht wie folgt aus:

  • Programvorgang im Abschnitt "Increment Roadmap" auswählen (wird blau markiert wie im Screenshot bei HOUSE-7)
  • Anschließend den Cursor in den gewünschten Sprint bewegen und auf "New Issue" klicken und das kurze Formular ausfüllen - Fertig.

Sollten die Team-Vorgänge bereits erstellt aber nicht eingeplant worden sein, so werden diese über den Button "Backlog" dargestellt (siehe zweiten Screenshot). Per Drag and Drop werden diese Vorgänge in die Sprints geplant. Das Filterungsfeld sowie "Quick filters" helfen beim Auffinden der gewünschten Vorgänge.

Alle eingeplanten Vorgänge können schnell mit Story Points versehen werden, indem die graue Blase des jeweiligen Vorgangs angeklickt und ausgefüllt wird.


7.8.3 - Abhängigkeiten setzen & darstellen

Um Abhängigkeiten setzen zu können, muss zunächst mindestens ein weiteres Team aus dem Agile Release Train angezeigt werden. Dies wird über das Dropdown "Teams" bewerkstelligt, wie im ersten Screenshot ersichtlich. Die farbigen Indikatoren hinter den Teamnamen zeigen an, dass bereits Abhängigkeiten bestehen und auch welche (dazu gleich mehr).

Nun kann der gewünschte Teamvorgang per Drag and Drop auf einem teamfremden Vorgang gezogen werden und die Abhängigkeit wird automtisch gesetzt. Die Abhängigkeiten können folgende drei Farben aufweisen:

  1. Grün - Vorgang A wurde vor Vorgang B geplant (Healthy)
  2. Gelb - Vorgang A und Vorgang B befinden sich im gleichen Sprint (At Risk)
  3. Rot - Vorgang A wurde nach Vorgang B geplant. (Blocker)

Durch Verschieben der betroffenen Vorgänge ändert sich die Farbe automatisch. Über das Dropdown "Dependencies" können nur gewünschte Abhängigkeiten dargestellt werden, wie im zweiten Screenshot ersichtlich.





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