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5 - Portfolio Level

5.1 - Vorgangserstellung auf Portfolio-Ebene

Damit Ansichten wie z.B. "Full SAFe Hierarchy" und "Portfolio Board" Inhalte darstellen können, müssen diese zunächst erstellt worden sein. Über den Create bzw. Erstellen Button in der Top-Navigation gelangt man in die Vorgangs-Erstellungsmaske. Nun das Projekt "Portfolio" auswählen.

Die standardmäßig verfügbaren Vorgangstypen lauten:

  1. Epic (Portfolio)
  2. Enabler (Portfolio)

Die Erstellungsmaske ist mit folgenden zwei Feldern simpel gehalten, damit Vorgänge möglichst schnell erstellt werden können:

  • Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
  • Epic Owner (Hier kann eine Person als Epic Owner komfortabel per User Picker eingetragen werden)

Welche (weiteren) Felder hier dargestellt werden sollen, kann selbstverständlich von einem Administrator eingestellt werden.



5.2 - Vorgangsbearbeitung auf Portfolio-Ebene

Sobald der Vorgang erstellt wurde, können weitere Informationen in die jeweiligen Felder über den Bearbeiten Button hinterlegt werden. Auch hier gilt, dass weitere bzw. andere Felder vom Administrator bereitgestellt werden können.

Zur besseren Übersicht wurden die Felder in zwei Reiter unterteilt:

  1. Business Details
    1. Summary (Kurzbeschreibung des Vorgangs)
    2. Acceptance Criteria (Checkliste, um bestimmte Kriterien abhaken zu können)
    3. Epic Owner (Hier kann eine Person als Epic Owner komfortabel per User Picker eingetragen werden)
    4. Description (Beschreibung des Vorgangs)
  2. WSJF
    1. Business Value - Single Select Dropdown mit den Werten: None,1,2,3,5,8,13,20 oder 40. Gilt auch für:
    2. Risk Value
    3. Time Criticality
    4. Job Size

Die Berechnung des Weighted Shortest Job First (WSJF) funktioniert wie folgt:

  • Business Value + Risk Value + Time Criticality = Cost of Delay
  • Cost of Delay / Job Size = WSJF

Die Cost of Delay sowie der WSJF sind separate Felder, die automatisch berechnet werden und vom Benutzer nicht änderbar sind.



5.3 - Vorgangsansicht auf Portfolio-Ebene

In der Vorgangsansicht möchten wir insbesondere auf folgende Themen eingehen:

  1. Automatisierte Seitenerstellung in Confluence
  2. Verknüpfungen setzen
  3. Hierarchische Darstellung

5.3.1 - Automatisierte Seitenerstellung in Confluence

Im Panel "Issue Links" ist zu erkennen, dass Verlinkungen zu einer Confluence-Seite vorhanden sind. Dies wurde durch die App AutoPage erreicht, die in einem weiteren Panel mit dem Namen "AutoPage" auf der rechten unteren Seite Aufschluss über den Status der automatisierten Seitenerstellung gibt.

Administratoren können sehr granular einstellen, wann Seiten in welchen Confluence-Bereich auf welcher Vorlagenbasis erstellt werden sollen. Es können auch ganze Seitenbäume erzeugt werden. In diesem Falle wurde die Seite direkt bei Vorgangserstellung erzeugt, mit dem Jira Vorgang verlinkt und mit dynamischen Inhalt versehen.

Unter dynamischem Inhalt versteht sich unter anderem:

  • die Benamung der Seiten auf Basis des Jira Vorgangsschlüssels sowie der Zusammenfassung.
  • die Konfiguration von Confluence Makros wie z.b. das sogenannte Jira Makro.
  • die Einbettung von Jira Feldern in Confluence Seiten mit Live Sync und Versionierung der Seite.

5.3.2 - Verknüpfungen setzen

Der letzte wichtige Aspekt ist die Verknüpfung von Vorgängen, um die SAFe Artefakt-Hierarchie aufzubauen. Um eine Verknüpfung zu setzen wählt man über den Button "More" bzw. "Weitere Aktionen" den Eintrag "Link" bzw. "Verknüpfung" aus.

Der zweite Screenshot zeigt die möglichen Verlinkungen auf Portfolio-Ebene auf:

  1. relates to
    1. ist immer verfügbar.
    2. hat keinen Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können alle Vorgänge verlinkt werden
  2. PORTFOLIO TO LARGE SOLUTION LINK (nur bei der Full-SAFe Configuration vorhanden)
    1. ist nur auf Portfolio Ebene auswählbar
    2. hat Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können nur Vorgänge aus der Large Solution Ebene verlinkt werden

Grundsätzlich werden Verknüpfungen, die Auswirkung auf die Hierarchie haben, in Großbuchstaben dargestellt.

Anschließend muss der zu verlinkende Vorgang eingegeben bzw. gesucht werden. Es können auch direkt mehrere Vorgänge verlinkt werden!

Zu beachten ist, dass bei "PORTFOLIO TO LARGE SOLUTION LINK" nur valide Vorgänge verlinkt werden können, d.h. der Vorgang "Epic (Portfolio)" kann beispielsweise nicht mit einer Story auf Team Ebene verknüpft werden. Dies wird mit einer roten Fehlermeldung kenntlich gemacht.

Häufiger Fehler: Ein User möchte mehrere Vorgänge verknüpfen, die auf unterschiedlichen Ebenen sind. Dies ist nicht möglich. Hier muss Ebene für Ebene verknüpft werden!

5.3.3 - Hierarchische Darstellung

Neben den obigen Informationen aus der Erstellung und Bearbeitung, wird in der Vorgangsansicht zusätzlich die Hierarchie in der sich der Vorgang befindet, im Reiter "Structure" dargestellt.
Der Reiter kann minimiert dargestellt sein, daher bei Bedarf maximieren. Dies gilt für alle Vorgangstypen.


5.4 - Full SAFe Hierarchy

Die "Full SAFe Hierarchy" Ansicht stellt die SAFe Vorgänge hierarchisch dar. Je nachdem welche SAFe Configuration verwendet wird, vergrößert bzw. verkleinert sich diese Struktur. Es wird im folgenden von einer Full-SAFe Configuration ausgegangen, die alle vier SAFe Ebenen beinhaltet:

  • Portfolio
    • Large Solution
      • Program
        • Team

Folgend eine beispielhafte Hierarchie in Agile Hive (siehe Screenshot) samt anpassbarer Gruppierungen:

  • Epic (Portfolio)
    • Capability (Large Solution)
      • Gruppierung in Program Increments
        • Feature (Program)
          • Gruppierung in involvierte Teams
            • Gruppierung in Aktive, zukünftige und abgeschlossene Sprints
              • Story (Team)

Um einen Drill-Down über die Ebenen durchzuführen, muss das jeweilige Pfeil-Icon vor den Vorgangstypicons bzw. vor den Gruppierungsicons in der Spalte "Summary" geklickt werden.

Hinweis: Der Create bzw. der Erstellen Button in der Top-Navigation verändert seine Funktionsweise in dieser Ansicht und wird mit einem vorangestellten + dargestellt. Vorgänge können wie gewohnt erstellt werden. Die erscheinende Hinweismeldung innerhalb der Ansicht kann ignoriert werden.


5.5 - Portfolio Board

Das Portfolio Board ist ein Kanban Board, in welchem alle Portfolio Vorgänge dargestellt werden. Die Spalten entsprechen den Status, die Scaled Agile mit dem SAFe Framework vorgibt. Des Weiteren werden auf den einzelnen Karten unter der Zusammenfassung die hierarchisch darunterliegenden verknüpften Vorgänge sowie der WSJF dargestellt. Es wird bewusst auf eine automatische Sortierung nach WSJF verzichtet (dies ist aber auf Wunsch konfigurierbar).

In der Funnel-Ansicht (über den Backlog Button in der linken Spalte erreichbar), wird der Status Funnel separat betrachtet, damit neue Portfoliovorgänge nicht das Kanban Board überfrachten. In dieser Ansicht wird nicht nur der Statuswechsel von Funnel zu Review vorgenommen, sondern auch über das "Capabilities" Panel auf der linken Seite (unterhalb der Versions) hierarchische Verknüpfungen auf Vorgänge der darunter liegenden Ebene per Drag and Drop gesetzt.

Die so verknüpften Vorgänge werden dann wie bei PORTFOLIO-85 zu sehen, als bunte Blasen rechts auf den Vorgangskarten dargestellt. Sollten mehrere Verknüpfungen bestehen, so werden diese als graue Blasen mit einer Information zur Anzahl zusammengefasst. Per Mouseover erscheinen dann die Vorgangsschlüssel der jeweiligen Vorgänge.



5.6 - Portfolio Dashboard

Agile Hive wird mit mehreren individuell entwickelten Reporting Gadgets für Jira Dashboards ausgeliefert, die auf den SAFe Kontext angepasste Auswertungen für die verschiedenen Ebenen des Frameworks bereitstellen. Hierzu zählen Burndowns und Burnups,, Prognosen und mehreren Echtzeit-Fortschritt Darstellungen.

Auf dem rechten Screenshot ist ein beispielhaftes Portfolio Dashboard zu sehen, welches drei der oben erwähnten Reporting Gadgets bereithält:

  1. Epic Progress
    • Das Gadget "Epic Progress", stellt gewünschte Vorgänge auf Portfolio Ebene samt jeweiligen initialen & aktuellen Aufwandsschätzungen dar und ermöglicht diese mit den tatsächlichen Fortschritten auf Team-Ebene (auf Story Points Basis) zu vergleichen. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.
  2. Portfolio Forecast
    • Das Gadget "Portfolio Forecast", stellt die vorhandenen sowie erledigten Story Points eines Portfolio Epics in einem gewünschten Betrachtungszeitraum tagesaktuell dar und ist in der Lage, eine Prognose der Fertigstellung zu berechnen. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.
  3. Burnup
    • Das Burnup Gadget stellt für eine ausgesuchte Menge an Vorgängen die erledigten Storypoints, den erzeugten Value und/oder die verbrauchten Tage über einen zeitlichen Verlauf dar. Mehr zu diesem Gadget findet sich hier.

Selbstverständlich können weitere Reporting Gadgets auf dieses Dashboard hinzugefügt werden.

Eine detaillierte Erklärung zu den allen Reporting Gadgets sowie zu den Konfigurationsmöglichkeiten findet sich hier.





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