Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Gilt für Agile Hive VERSION 34








Einleitung

Dieses Benutzerhandbuch erläutert alle grundlegenden Ansichten sowie deren Funktionsweise, die Agile Hive auf Basis der Atlassian Tools Jira und Confluence zur Verfügung stellt.

  • Jira ist hierbei als führendes System anzusehen - Das umfassende Reporting, die hierarchische Ansicht aller SAFe Artefakte oder die visuelle Darstellung von Abhängigkeiten finden sich hier wieder.
  • Confluence unterstützt bei der Dokumentation jeglicher Inhalte wie z.B. bei dem "Lean Business Case" oder der Diskussion rund um den Weighted Shortest Job First (WSJF) eines Epics oder Features. Ein großer Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass Inhalte von Confluence-Seiten automatisiert über Jira erstellt werden.

Für einen ersten Überblick kann unsere Agile Hive Website samt kurzem Intro-Video hilfreich sein.







Agile Hive - Hierarchieüberblick

Die Diagramme stellen die folgenden vier verschiedenen "Agile Hive - SAFe Konfigurationen" dar:

  1. Agile Hive - Full SAFe Hierarchy
  2. Agile Hive - Large Solution SAFe Hierarchy
  3. Agile Hive - Portfolio SAFe Hierarchy
  4. Agile Hive - Essential SAFe Hierarchy

Die vier Konfigurationen unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl der SAFe Ebenen. Die Ebenen sind mit der Ziffer 1 bis 4 und dem Ebenennamen (PORTFOLIO, LARGE SOLUTION, PROGRAM oder TEAM) gekennzeichnet. Jede Ebene hält spezifische Vorgangstypen bereit wie z.B. "EPIC (PORTFOLIO)" oder "ENABLER (PORTFOLIO)" auf PORTFOLIO Ebene.

Diese Vorgänge können von Ebene zu Ebene mit speziellen hierarchischen Verlinkungen in Relation gesetzt werden. Agile Hive stellt mit seinem Verlinkungskonzept sicher, dass unerlaubte hierarchische Verlinkungen z.B. von PORTFOLIO Ebene direkt auf TEAM Ebene, nicht vom Anwender gesetzt werden können und somit Fehler erst gar nicht entstehen können.

Selbstverständlich können weitere Vorgangstypen auf den Ebenen verwendet werden. Ebenso kann entschieden werden, ob diese neuen Vorgangstypen hierarchisch berücksichtigt werden sollen.

Grundsätzlich ist eine Umbenennung aller hier dargestellten Elemente (Ebenen, Vorgangstypen, Verlinkungen etc.) schnell und einfach möglich.

Agile Hive - Full SAFe HierarchyAgile Hive - Large Solution SAFe Hierarchy

Agile Hive - Portfolio SAFe HierarchyAgile Hive - Essential SAFe Hierarchy







Die Agile Hive Navigation

Agile Hive bietet in Jira ein eigenes Navigationsmenü an, in welchem alle Ansichten einfach und zentral erreicht werden können. Dieses Menü ist nur für Mitarbeiter ersichtlich, die im SAFe Kontext arbeiten. Der Vollständigkeit halber sei hier erwähnt, dass standardmäßig diese Mitarbeiter auch alle Vorgänge im SAFe Kontext sehen können (das Bearbeitungsrecht wird aber userspezifisch vergeben).

Die Benamung des Menüeintrags "Agile Hive" in der Top Navigation (siehe Screenshot) kann von einem Jira Administrator geändert werden. Dies gilt auch für alle Einträge innerhalb des Menüs. Selbstverständlich lassen sich auch weitere Einträge, Überschriften (dargestellt in Großbuchstaben im Screenshot) und sogar Untermenüs hinzufügen.

Des Weiteren lassen sich auch einzelne Einträge nur für bestimmte Jira Gruppen darstellen. Die Überschrift "ADMIN" sowie die Einträge "Manage Structure" etc. sind standardmässig nur für Jira Administratoren sichtbar.

Das vorliegende Menü zeigt eine Full-Safe Configuration mit einem einzelnen Agile Release Train auf.

Im folgenden werden alle Einträge des Menüs "Agile Hive" erläutert.





Dashboards

SAFe Example Report Dashboard

Auf dem SAFe Example Report Dashboard findet sich eine Übersicht individuell entwickelter Reports, die auf den SAFe Kontext angepasste Auswertungen für die verschiedenen Ebenen des Frameworks abbilden. Hierzu zählen Burndowns und Burnups, sowie Roadmap-Ansichten, Velocity Charts, Forecasts und mehreren Echtzeit-Progress Darstellungen für die verschiedenen Vorgänge und Detailtiefen, wie Epics oder Features. Alles in allem handelt es sich um eine allgemeine Übersicht, da verschiedene Projektbrillen vermischt werden. Diese Übersicht kann auch je SAFe Ebene separiert abgebildet werden. Weitere Boards können ohne Auswirkung durch die Benutzer erstellt werden.

Neben dem SAFe Report Dashboard existiert das Portfolio Dashboard. Wie der Name vermuten lässt, erhält man über das Portfolio Dashboard eine High Level Übersicht auf Portfolio Ebene.
Über das Program Dashboard erhält man eine Übersicht über den Fortschritt und Status der Features und Enabler aus einem Agile Release Train. Exemplarisch ist hier lediglich ein Dashboard konfiguriert. Vorgesehen ist, dass pro Agile Release Train ein eigenes Program Dashboard erstellt wird.
Für die einzelnen Teams existiert ebenfalls exemplarisch ein Team Dashboard, um den Fortschritt in den Sprints darzustellen.

Eine detaillierte Erklärung zu den einzelnen Reports sowie zu den Konfigurationsmöglichkeiten findet sich in der Dokumentation unter dem Punkt Reporting

Gardening Dashboard

Die Verknüpfung der Vorgänge (SAFe Artefakte) von Portfolio bis zur Team Ebene werden in Agile Hive über Vorgangsverknüpfungen abgebildet. Auf den Verknüpfungen basieren auch die Ergebnisse der SAFe Reports. Über das Gardening Dashboard erhält man eine Übersicht bei welchen Vorgängen eine Verknüpfung fehlt. Das Dashboard dient dazu eine Übersicht zu erhalten, bei welchen Vorgängen Verknüpfungen nachgepflegt werden sollten, um jederzeit aussagekräftige Reports und Übersichten zu erhalten.


Über den Filter "TEAM to ART Link Missing" werden die Stories aufgelistet, die noch nicht mit einem Feature der Program Ebene verknüpft sind. Analog dazu werden über den Filter "ART to Portfolio Link Missing" die Features aufgelistet die noch nicht mit einem Epic auf Portfolio Ebene verknüpft sind.
Über den Filter "Link skips Program Level" werden Stories aufgelistet, die direkt mit einem Epic auf Portfolio Ebene verknüpft sind. Das kommt in der Regel nicht vor. Da eine Verknüpfung von Story und Epic direkt nicht möglich ist. Wenn allerdings ein Feature in eine Story umgewandelt wird, kann eine falsche Verknüpfung entstehen (Exploit).





Portfolio Level

Vorgangserstellung auf Portfolio-Ebene

Damit die folgenden Ansichten "Portfolio Structure" und "Portfolio Board" Inhalte darstellen können, müssen diese natürlich zunächst erstellt worden sein. Über den Create bzw. Erstellen Button in der Top-Navigation gelangt man in die Vorgangs-Erstellungsmaske. Nun das Projekt "Portfolio" auswählen (siehe Screenshot 1).

Die standardmäßig hinterlegten Vorgangstypen lauten:

  1. Epic (Portfolio)
  2. Enabler (Portfolio)

Die Erstellungsmaske ist in zwei Tabs aufgeteilt:

  1. Business Details (siehe Screenshot 1)
  2. WSJF (siehe Screenshot 2)

Folgende Felder sind hierbei hervorzuheben:

  1. Epic Owner - Hier kann eine Person als Epic Owner komfortabel per User Picker eingetragen werden
  2. Business Value - Single Select Dropdown mit den Werten: None,1,2,3,5,8,13,20,40 oder 100. Gilt auch für:
  3. Risk Value
  4. Time Criticality
  5. Job Size
  6. Original Job Size - Hier kann eine Zahl hinterlegt werden

Die Berechnung des Weighted Shortest Job First (WSJF) funktioniert wie folgt:

  • Business Value + Risk Value + Time Criticality = Cost of Delay
  • Cost of Delay / Job Size = WSJF

Die Cost of Delay sowie der WSJF sind separate Felder, die automatisch berechnet werden und vom Benutzer nicht änderbar sind.

Detailansicht eines Epics

Ein neu erstelltes Epic kann in Screenshot 3 näher betrachtet werden. Der WSJF samt aller Werte sind im Details Panel aufgeführt.

Sollte sich beispielsweise der Wert der Time Criticality ändern, so kann dies hier nachgetragen werden. Die Berechnung des WSJF mit dem neuen Time Criticality Wert wird sofort automatisch durchgeführt.

Im Panel "Issue Links" ist zu erkennen, dass Verlinkungen zu sieben Confluence-Seiten vorhanden sind. Dies wurde durch die App AutoPage erreicht, die in einem weiteren Panel mit dem Namen "AutoPage" auf der rechten unteren Seite Aufschluss über den Status der automatisierten Seiternerstellung gibt.

Administratoren können sehr granular einstellen, wann Seiten in welchen Confluence-Bereich auf welcher Vorlagenbasis erstellt werden sollen. Es können auch ganze Seitenbäume erzeugt werden. In diesem Falle wurde der Seitenbaum direkt bei Vorgangserstellung erzeugt, mit dem Jira Vorgang verlinkt und mit dynamischen Inhalt versehen.

Unter dynamischen Inhalt versteht sich unter anderem:

  • die Benamung der Seiten auf Basis des Jira Vorgangsschlüssels sowie der Zusammenfassung.
  • die Konfiguration von Confluence Makros wie z.b. das sogenannte Jira Makro.
  • die Einbettung von Jira Feldern in Confluence Seiten mit Live Sync und Versionierung der Seite.

Verknüpfungen setzen

Der letzte wichtige Aspekt ist die Verknüpfung von Vorgängen, um die SAFe Artefakt-Hierarchie aufzubauen. Um eine Verknüpfung zu setzen wählt man über den Button "More" bzw. "Weitere Aktionen" den Eintrag "Link" bzw. "Verknüpfung" aus.

Screenshot 4 zeigt die möglichen Verlinkungen auf Portfolio-Ebene auf:

  1. relates to
    1. ist immer verfügbar.
    2. hat keinen Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können alle Vorgänge verlinkt werden
  2. PORTFOLIO TO ART LINK
    1. ist nur auf Portfolio Ebene auswählbar
    2. hat Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können nur Vorgänge aus der Program Ebene verlinkt werden (Ausnahme: Risk (Progam) kann nicht verlinkt werden)
  3. PORTFOLIO TO LARGE SOLUTION LINK (nur bei der Full-SAFe Configuration vorhanden)
    1. ist nur auf Portfolio Ebene auswählbar
    2. hat Einfluss auf die SAFe Hierarchie
    3. es können nur Vorgänge aus der Large Solution Ebene verlinkt werden

Grundsätzlich werden Verknüpfungen, die Auswirkung auf die Hierarchie haben, in Großbuchstaben dargestellt.

Anschliessend muss der zu verlinkende Vorgang eingegeben bzw. gesucht werden. Es können auch direkt mehrere Vorgänge verlinkt werden!

Zu beachten ist, dass bei "PORTFOLIO TO ART LINK" und "PORTFOLIO TO LARGE SOLUTION LINK" nur valide Vorgänge verlinkt werden können, d.h. beispielsweise kann der Vorgang "Epic (Portfolio)" mit der Verknüpfung "PORTFOLIO TO ART LINK" nicht mit einer Story auf Team Ebene verknüpft werden. Dies wird mit einer roten Fehlermeldung kenntlich gemacht.

Häufiger Fehler: Ein User möchte mehrere Vorgänge verknüpfen, die auf unterschiedlichen Ebenen sind. Dies ist nicht möglich. Hier muss Ebene für Ebene verknüpft werden!

Ist eine hierarchische Verknüpfung vorgenommen worden, so ist diese nicht nur als simpler Link im Panel "Issue Links" zu finden, sondern auch im Panel "Structure", in welchem die Hierachie sogar visualiert wird. Das Panel kann minimiert dargestellt sein, daher bei Bedarf maximieren.

Portfolio SAFe Hierarchy

Die "Portfolio SAFe Hierarchy" Ansicht stellt die SAFe Vorgänge hierarchisch dar. Je nachdem welche SAFe Configuration verwendet wird, vergrößert bzw. verkleinert sich diese Struktur. Es wird im folgenden von einer Full-SAFe Configuration ausgegangen, die alle vier SAFe Ebenen beinhaltet:

  • Portfolio
    • Large Solution
      • Program
        • Team

Folgend eine beispielhafte Struktur in Agile Hive (siehe Screenshot):

  • Epic (Portfolio)
    • Capability (Large Solution)
      • Gruppierung in Program Increments
        • Feature (Program)
          • Gruppierung in involvierte Teams
            • Gruppierung in Aktive, Zukünftige und Abgeschlossene Sprints
              • Story

Um einen Drill-Down über die Ebenen durchzuführen, muss das jeweilige Pfeil-Icon vor den Vorgangstypicons bzw. vor den Gruppierungsicons in der Spalte "Summary" geklickt werden.

Hinweis: Der Create bzw. der Erstellen Button in der Top-Navigation verändert seine Funktionsweise in dieser Ansicht und wird mit einem vorangestellten + dargestellt. Vorgänge können wie gewohnt erstellt werden. Die erscheinende Fehlermeldung innerhalb der Ansicht ist zu ignorieren.

Portfolio Board

Das Portfolio Board ist ein Kanban Board, in welchem alle Portfolio-Artefakte (Epic + Enabler) dargestellt werden. Des Weiteren werden auf den einzelnen Karten unter der Zusammenfassung der WSJF dargestellt.

Es wird bewusst auf eine automatische Sortierung nach WSJF verzichtet (dies ist aber auf Wunsch konfigurierbar).





Program Level


Vorgangserstellung auf Program-Ebene

Damit die folgenden Ansichten "Program Roadmap", "Program Board", "Risk Board" und "Risk Matrix" Inhalte darstellen können, müssen diese natürlich zunächst erstellt worden sein. Über den Create bzw. Erstellen Button in der Top-Navigation gelangt man in die Vorgangs-Erstellungsmaske. Nun das Projekt "Program" auswählen. Werden mehrere Agile Release Trains (ARTs) im Unternehmen eingesetzt, so muss hier das jeweilige Projekt des ART ausgewählt werden. Die standardmäßig hinterlegten Vorgangstypen lauten:

  1. Feature (Program)
  2. Enabler (Program)
  3. Risk (Program)
  4. Impediment (Program)


Program Board

Das Program Board bietet eine Übersicht über den Status aller Vorgänge auf der Program Ebene eines Release Trains. Das Kanban Board ist dabei in die einzelnen PIs über sogenannte Swimlanes unterteilt. Durch verschieben der Vorgänge in eine andere Spalte auf dem Board, kann der Status verändert werden (alternativ kann der Status auch direkt in der Detailansicht des Vorgangs geändert werden).

Die PIs werden in dem jeweiligen Program Projekt als Versionen gepflegt. Um ein neues PI anzulegen, benötigt man Administrationsberechtigungen für das Projekt. In den Projekteinstellungen können unter dem Punkt Versionen die PIs gepflegt werden.
Um einen Vorgang einem PI zuzuordnen, ist in dem Feld Fix Versions (Lösungsversionen) das PI zu hinterlegen.

Program Roadmap

Die Program Roadmap bietet eine andere Ansicht auf die Vorgänge der Program Ebene. Hier bilden die Spalten die einzelnen PIs ab.
Die Vorgänge können im Programm Board ebenfalls per Drag and Drop verschoben werden. Beim verschieben eines Vorgangs in eine andere Spalte wird der Vorgang in den entsprechenden PI übernommen. Diese Änderung ist entsprechend am Vorgang selbst und im Program Board sichtbar.

Ein verschieben von Vorgängen in eine andere Zeile sollte vermieden werden, da die Zeilen eine Gruppierung in die verschiedenen Vorgangstypen darstellen und ein verschieben in eine andere Spalte dazu führt, dass sich der Vorgangstyp ändert. Beispielsweise wird dann aus einer Feature ein Enabler - das ist in dem meisten Fällen nicht gewollt.

Zudem können auf der Program Roadmap die Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander dargestellt werden. Die Anzeige der Abhängigkeiten lässt sich rechts Oben im Menü über den Punkt Toggle Links steuern.

Risk Board

Das Risk Board stellt alle Risks eines ARTs dar. Des Weiteren werden alle Vorgänge dargestellt und mit einer roten Linie verknüpft, die den jeweiligen Risk verursachen.

Blaue Verknüpfungen zeigen zusätzlich nochmal die Abhängigkeiten von Nicht-Risk-Vorgängen.

  • x-Achse: Stellt PIs dar, in denen sich die Risks befinden. Des Weiteren wird eine "Unscheduled" Spalte dargestellt, für alle zeitlich ungeplanten Risks.
  • y-Achse: Wird dynamisch in die vorhandenen Vorgangstypen unterteilt

Per Drag and Drop lassen sich Risks in PIs einplanen.

Hinweis: Vorgänge dürfen nicht zeilenübergreifend verschoben werden, da sich ansonsten der Vorgangstyp verändert und dies Auswirkung auf das Reporting hat. Dies kann technisch nicht unterbunden werden.

Risk Matrix

Das Risk Board stellt alle Risks eines ARTs sowohl in einer Matrix als auch in einer Liste dar. Dabei werden die Risks durch zwei Felder maßgeblich kategorisiert:

  1. Risk Probability
  2. Risk Consequence

Die Werte können entweder direkt im Vorgang verändert werden oder im Risk Board per Drag and Drop.

Hinweis: Es können Vorgänge per Klick in einer Zelle erstellt werden. Hierbei ist zu beachten, dass nur Risks erstellt werden können. Sollte ein anderer Vorgangstyp ausgewählt und erstellt werden, wird die Aktion mit einer Fehlermeldung abgebrochen.





Team Level

PI Planning und Abhängigkeiten

Im PI Planning erhält man eine Gesamtübersicht aller Vorgänge eines Program Increments der beteiligten Teams. Die Spalten bündeln die einzelnen Sprints der Teams des PIs (in der Ansicht als Kadenzen bezeichnet).

Im oberen Abschnitt findet sich eine Timeline über die man eine zeitliche Übersicht der geplanten PIs erhält. Hier kann man auch das PI auswählen, welches man im PI Planning betrachten möchte.

Über die Schaltfläche "Links" in der Menüleiste kann man die Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander einblenden. Es besteht auch die Möglichkeit sich nur die Abhängigkeiten anzeigen zu lassen, welche in einer zeitlich nicht korrekten Abfolge (rot gekennzeichnet) geplant sind. 

Über den Menüpunkt "Manage Roadmap" kann konfiguriert werden, welche Teams angezeigt werden sollen. Zudem muss für jede Kadenz und jedes Team ein Sprint festgelegt werden, um die Vorgänge der Sprints und die Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander anzeigen zu können.

Beispielteam KINGS

Der Eintrag verweist auf das jeweilige Team Board, welches ein Scrum Board ist. Dabei erscheint sofort der aktive Sprint. Die Backlog Ansicht kann anschließend bei Bedarf geöffnet werden.






  • No labels