Atlassian OnDemand - Vor- und Nachteile

Atlassian bietet einige Produkte, darunter Confluence und JIRA, seit kurzem OnDemand und Cloud-basiert an. Dies bedeutet, dass Atlassian die Systeme inklusive aller enthaltener Daten auf Servern von Atlassian hostet. Wir möchten gerne darstellen, welche Möglichkeiten dieser OnDemand-Service bietet und welche Vorteile und Nachteile mit der Nutzung einhergehen.

Wann ist eine OnDemand-Lösung für unser Unternehmen denkbar?

OnDemand-Lösungen verfügen über einige gewichtige Vorteile, die insbesondere in Fällen beschränkter finanzieller Spielräume attraktiv sind, hierzu gehören:

• Hohe Skalierbarkeit und Verfügbarkeit
• Das System wird nicht in der eigenen Infrastruktur betrieben (Stack)
• Dadurch fallen keine zusätzlichen Hardware-Anschaffungen und -Kosten an
• Es findet keine zusätzliche Belastung der eigenen IT-Abteilung statt
• Es sind keine Wartungsarbeiten erforderlich
• Die Systeme sind schnell und kurzfristig einsetzbar

Für kleine Unternehmen, Startups und Teams, die kurzfristig nutzbare, hochverfügbare, skalierbare und vergleichsweise günstige Kollaborationslösungen suchen, um zusammenzuarbeiten und (Software-)Projekte zu organisieren, ist Atlassian OnDemand daher eine Alternative zum klassischen lokal installierten System.

Sollte unser Unternehmen den OnDemand-Service von Atlassian einsetzen?

Der Einsatz der OnDemand-Lösung ist insbesondere für die intensive Nutzung der Atlassian-Produkte und große Unternehmen, die besonders hohe Anforderungen an die eigenen Systeme und deren Sicherheit stellen, zwingend gegen die lokale Installation im eigenen Netzwerk abzuwägen. Zudem bringt die OnDemand-Nutzung natürlich auch einige Nachteile im Vergleich zum lokalen Betrieb mit sich, welche bereits durch Atlassian veröffentlicht worden sind und die wir im Rahmen dieses Artikels ebenfalls abbilden. Wir möchten Ihnen dabei helfen, die beiden Nutzungsvarianten kritisch und objektiv zu vergleichen, um so zu einer für Ihr Unternehmen passenden Lösung zu gelangen.

Grundsätzliche Frage für größere Unternehmen: Compliance?

Eine grundsätzliche Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet: Ist ein Wiki oder ein Aufgabenmanagementsystem, das nicht hinter der eigenen Firewall läuft, wirklich eine für Sie in Frage kommende Lösung? Einer der wichtigsten und zentralen Anwendungsfälle von Confluence ist der Use Case Wissensmanagement und Dokumentation von sensiblen Informationen. In JIRA werden alle internen und Kundenprojekte von A bis Z in allen Details abgebildet.

Trotz der offensichtlichen Vorteile der Cloud kann ein extern gehostetes System in einigen Unternehmen zu Konflikten mit Compliance-Richtlinien führen und in Kundenprojekten im Einzelfall im Widerspruch zu Non Disclosure Agreements stehen.

Einschränkungen von Confluence OnDemand

Keine eigenen Themes unterstützt

Das individuelle Wiki-Layout wird mithilfe von Confluence-Themes realisiert. Ohne Unterstützung von Custom Themes kann das OnDemand-Wiki also nicht an das Corporate Design angepasst werden. Das ist aus unserer Sicht ein kritischer Aspekt, denn aus unserer Projekterfahrung heraus ist ein individuelles Design ein wichtiger Erfolgsfaktor in Betracht auf Mitarbeiterakzeptanz und -aktivierung, da die Mitarbeiter das Werkzeug dadurch schneller annehmen und das Wiki nicht als als Fremdkörper in der internen Unternehmenskommunikation ansehen. OnDemand kann Confluence visuell ausschließlich "out of the box" genutzt werden. Im Einzelfall ist das für technikaffine Startups und kleine Teams kein Problem, für mittlere und große Unternehmen und solche mit einer eher "klassischen" Belegschaft aber erfahrungsgemäß schon.

Nur wenige Plugins integriert

Viele Plugins werden von Confluence OnDemand nicht unterstützt, siehe auch Atlassians Informationen dazu. Wo man in der eigenen, lokal installierten Confluence-Instanz mit wenigen Klicks ein Plugin aus der Plugin-Repository installieren, testen und nutzen kann, ist man OnDemand davon abhängig, bis bzw. ob das gewünschte Plugin in den Produktumfang integriert wird. An kommerziellen Plugins sind bislang lediglich Gliffy, Team Calendars sowie Balsamiq Mockups for Confluence verfügbar, an Standard-Plugins aktuell nur das Content Formatting Macros Plugin und das Table Plugin. Damit wird die Anzahl der Wiki-Anwendungsfälle natürlich im Vergleich zur lokalen Lösung entsprechend reduziert.

So gut wie keine Administrationsfunktionen

In Confluence OnDemand gibt es auf Kundenseite keinen Administrator mit vollen Rechten und Zugriff auf alle Administrationsfunktionen. Manchen Einstellungen können auf Anfrage durch den Atlassian OnDemand Technical Support geändert werden, doch eine vollumfängliche Anpassung an die eigenen Anforderungen ist nicht möglich.

Administrative Funktion	Verfügbarkeit in Confluence OnDemand
Berechtigungen
General Configuration (Server-Base-URL, externes User-Management, Public Signup)
Daily Backup Admin
Plugins und Zugriff auf Plugin Repository
Mail-Server
Benutzermakros
Anhangseinstellungen
Custom HTML
Backup
Restore
Logging und Profiling
Cluster-Konfiguration
Remote API (XML-RPC, SOAP)

Kein Single-sign-on

Das System kann nicht via Single-sign-on integriert werden - ein nicht zu unterschätzendes Hindernis im Hinblick auf die Mitarbeiteraktvierung. Die sog. Social Media Hurdle wird dadurch erhöht.

Keine volle Sprachunterstützung

Aktuell besteht bis auf den Support der englischen Sprache kein Support für andere Sprachpakete.

Fester Domain-Name

Man kann den Domain-Namen, unter dem Confluence erreichbar ist, nur begrenzt frei wählen. Die URL folgt immer dem Muster

JIRA OnDemand

Keine eigenen Themes unterstützt

Auch JIRA OnDemand unterstützt keine eigenen Themes, Design-Anpassungen sind nicht möglich.

Nur wenige Plugins integriert

Auch für JIRA OnDemand gibt es bislang nur wenige Plugins: Bonfire, Gliffy, GreenHopper, Tempo Plugin, Balsamiq Mockups for JIRA. Weitere Plugins sind aktuell nicht nutzbar.

So gut wie keine Administrationsfunktionen

Auch JIRA OnDemand bietet so gut wie keine Administrationsfunktionen an, da kein Nutzer auf Kundenseite globale Berechtigungen hat. Eine Anpassung an die eigenen Anforderungen ist nicht möglich.

Administrative Funktion	Verfügbarkeit in JIRA OnDemand
Erweiterte Einstellungen
Berechtigungen
SMTP-Mail-Server
POP/IMAP-Mail-Server
Konfiguration einer CVS-Source-Code-Repository
Empfänger konfigurieren
Services konfigurieren
Customizing von E-Mail-Content
Index-Pfad ändern
Integrity Checks
Logging- und Profiling-Informationen konfigurieren
Zugriff auf das Scheduler-Plugin
XML-Export und -Import
Import von XML-Workflows
Plugins
Plugin-Repository
Freie Konfiguration von Anhängen
LDAP-Integration konfigurieren
Trusted Applications konfigurieren
Zugriff auf Lizenzdetails
System-Admin-Nutzer und -Attribute ändern
Remote API (XML-RPC, SOAP)

Kein Single-sign-on

Auch JIRA OnDemand kann nicht per Single-sign-on integriert werden.

Keine volle Sprachunterstützung

Es gibt noch keinen vollen Support für andere Sprachen als Englisch.

Fester Domain-Name

Auch für JIRA OnDemand gibt es keine frei wählbare URL.

Weitere Informationen

• Restricted Functions in Atlassian OnDemand
• Atlassian OnDemand Plugin Policy